分享人：姜天予·上海海事大学徐悲鸿艺术学院教学秘书
“AI为教学管理这座育人之桥筑牢护栏、点亮路灯，让技术承接繁杂事务，把人的温度留给师生。”
——姜天予，上海海事大学徐悲鸿艺术学院教学秘书
高校二级学院教学秘书，是衔接学校职能部门、教师与学生的关键桥梁，更是高校“三全育人”体系中不可忽视的一环。教学管理不只是排课、材料填报、毕业资格审核等事务性工作，管理服务本身就是育人阵地。既要面向学生做好学业引导，也要服务好一线专任教师，为教师减负松绑，让教师能够全身心投入课堂教学与人才培养，行政与教学协同发力，共同实现立德树人的根本任务。
这一岗位工作事务细碎、标准严苛，每一处细节都关乎教学运行质量，一旦出现疏漏，不仅可能引发教学事故，更会直接影响学生学业发展、干扰教师正常教学节奏。面对繁重的教学管理工作，上海海事大学徐悲鸿艺术学院的教学秘书姜天予借助WorkBuddy，探索出属于一线行政人员的AI数字化转型之路。
WorkBuddy2026开学季AI普惠专项行动
•教师：即日起至2026年9月30日，通过教师身份核验的在职教师，即可免费领取1000积分。
•学生：即日起至2026年10月31日，全国普通高等学校（除港澳台）在读大学生进入WorkBuddy官方小程序活动页，完成学生认证后即可免费领取1000积分。
迭代服务工具：从指导手册到AI协同共建工作模式
初任教学秘书岗位时，繁杂的日常工作常常让姜天予深陷焦虑。尤其到毕业季，毕业资格审核、毕业论文管理、教学工作量核算等多项重大任务集中叠加，多而杂的工作扑面而来。教学秘书搭建起的这座“桥梁”是否稳固通畅，既决定着二级学院教学运行的整体效率，关系专任教师能否心无旁骛投入教学科研，更直接影响学生在校学习成长的获得感与安全感。
多年来，姜天予始终在探索借助工具提质增效。最初，她梳理汇总师生高频咨询问题，编制问答式教学管理指导手册，降低师生理解政策文件的门槛；小程序普及之后，利用线上表单完成资料收集与信息填报；在智能体兴起阶段，搭建教学知识智能体，开通师生自助咨询渠道。这些工具虽一定程度缓解工作压力，但仍停留在辅助层面，无法从根源重塑工作流程。
直到接触WorkBuddy，姜天予的工作迎来真正突破。作为面向业务人员的智能开发工具，姜天予认为WorkBuddy的核心价值集中体现在三点。第一是安全可靠，用得安心。处理海量表格数据时严格恪守原始信息，不随意篡改、不编造不实结果；面对边界模糊的业务场景不会盲目输出结论，主动提供多套备选方案，等待使用者确认决策之后再推进后续任务，最大程度规避业务风险，守护教学工作严谨性。第二是能力丰富，覆盖面广。平台内置海量专家、技能与连接器，无需复杂的底层配置，简单组合调用即可投入真实业务，覆盖文件处理、数据核对、应用搭建等教学管理绝大多数工作场景，既可以解决学生学业服务难题，也能够为专任教师的日常教务工作提供便利。第三是零代码降低技术门槛，这也是最令人惊喜的能力。即便完全没有编程基础，普通教职工只需要用自然语言清晰描述业务诉求，就能够生成网页、小程序、工作台等定制化应用，把一线人员脑海里贴合校内实际的业务构想转化为可落地使用的数字化成果，打破业务人员与技术开发之间的高墙。
选课助手工作台：四步落地，打造选课数字化服务阵地
每到选课季，都是教学管理压力的高峰，也是落实学生学业服务育人的关键节点。新生选课咨询络绎不绝，线下、邮件等各类咨询渠道消息扎堆；不少学生找不到官方文件，或是误读选课规则，发生选课失误，严重情况下甚至影响学生毕业。同时大量重复性咨询也会挤占任课教师的时间和精力。为化解这一痛点，姜天予搭建学生选课助手工作台，以一对多数字化服务模式，承接选课阶段高频咨询，减少学生因信息差造成学业损失，也减少教师重复答疑的负担。
整套工作台开发全程无需编写代码。第一步撰写需求初稿，写清工作台名称、密码权限、模块布局、配套资料来源，不求文字华丽，重在完整还原业务目标；第二步交由WorkBuddy完成润色优化，将简略初稿升级为逻辑严谨、模块清晰的开发说明书；第三步上传全部业务支撑材料，调用平台专家能力生成第一版工作台。
初版产品难免存在细节缺陷：密码输入不可见、文字排版错位、文件无法直接预览、表格信息展示不全等。姜天予逐条记录问题，输出详尽修改意见再次提交迭代，打磨出功能完备的1.0正式版本。迭代完成的成品工作台，一站式聚合多平台选课资源：集中收纳教务处官方选课通知、课表、选课规则、政策文件与各类申请表格，同时纳入学院层面的个性化业务文档，叠加课程扩容申请、学业导师定向查询、选课AI自助答疑等特色板块。把原本分散在不同系统、不同渠道的选课资料统一归集，学生无需辗转多个平台查找资料，进入工作台即可获取完整、权威的选课参考，从源头减少因信息割裂、文件查阅不到位造成的选课失误；同时也减少学业导师应对同质化咨询的工作量，让学业导师可以把更多精力放在课堂教学与学生思想引导之上，把学业服务育人落到实处。
图1迭代后的学生选课助手工作台：通知、指南、课表、联系方式一屏归集。
（一）学业导师查询：一人一查，兼顾便捷服务与信息安全
选课之外，不少学业规划问题，需要学生和学业导师沟通协作。为保护教师个人信息，工作台没有直接批量展示导师名单，采用“一人一查”模式，学生输入本人姓名才可获取对应导师信息；源数据严格管控，不支持导出、下载，在做好服务的同时守住数据安全底线，为师生沟通搭建安全的线上桥梁。
图2学业导师查询模块：输入姓名即可查询，源数据仅用于查询，不提供导出与下载。
（二）选课AI助手：7×24小时自助答疑，拓展全天候服务渠道
“学生的问题看起来特别多，问得也杂，但概括起来其实就那么几大类。”姜天予将历年选课常见问答作为知识库嵌入WorkBuddy智能问答能力，打造选课AI助手，实现7×24小时自助咨询。打破工作时间的限制，让学生随时能够获取政策解答，把管理服务育人从工作八小时延伸至全天候。
图3选课AI助手：以常见问题为知识库，提供7×24小时自助咨询。
多场景工作台矩阵：数字化赋能，精准回应教学管理需求
依托WorkBuddy统一的零代码搭建逻辑，姜天予继续打造三款定制工作台，直击教学管理中消耗大量人力的现实痛点，把行政人员从机械重复劳动中释放出来，把更多精力回归育人本职。
（一）教务工作倒计时提醒工作台：任务协同管理，保障教学工作有序推进。
日常工作消息散落在邮件、微信、电话等等渠道，任务多、协同对象复杂，既要推进工作，又要做好进度提醒、向上汇报。教务工作倒计时提醒工作台改变过去依靠手工记录的模式，任务分为个人完成、需老师完成、需系主任完成、需学生完成四大类，支持Excel批量导入人员名单，填写截止时间与工作明细。任务状态一键勾选切换待办、已完成。搭配分级权限简报，支持网站端推送任务动态。管理人员、领导可查看全部教学任务全貌，教师、系主任、学工等角色仅展示自身权责范围内的待办事项。借助差异化的权限设置，让工作进度汇报、材料提交提醒更加高效规范，从机制上降低工作遗漏风险。
图4教务工作倒计时提醒工作台：待办归拢到一张表，按分类、责任人与截止时间管理。
图5工作简报按身份分级授权：不同身份，看到不同的范围。
（二）课表查询系统：统一课程信息，提升师生查课办事效率
传统教务系统仅展示周次节次，想要换算实际上课日期，必须对照教学日历；变动频繁的实践课程不在教务系统内登记，学生、督导获取课程信息不便。借助WorkBuddy搭建的课表查询系统，能将理论课、实践课统一纳入管理，实践课调整实时更新；支持按日期、周次+星期两种方式检索，同时服务教师授课、督导听课、学生查课多方需求，消除信息壁垒。
图6课表查询系统：理论课、实践课统一可查；按日期或按周次加星期两种方式查询。
（三）名单对比机器人：智能筛查比对，前置开展学业关怀干预
每学期总有学生出现漏选、多选课程的情况，以往依靠人工逐条核对费时费力。依托WorkBuddy打造的名单对比机器人面向专任教师开放使用，教师将教学秘书提供的班级基础名单和选课名单导入平台，工具既支持表格文件导入，也可识别图片格式名单，一键比对即可快速筛查出漏选、多选课程的学生。系统可自动生成标准化通知话术，方便教师直接复制使用；筛查得出的风险学生信息由专任教师反馈至辅导员，多方联动做到早发现、早提醒。
图7名单对比机器人：一键筛出漏选与多选学生，并生成可直接复制的通知话术。
用省下来的时间，去和学生坐下来谈一次
回顾整套AI实践，姜天予分享了三点真切感悟，道出智能工具与高校育人之间的辩证关系。
第一，WorkBuddy把时间还给人，把育人还给人。过去大量时间消耗在数据核对、反复催办、重复答疑等机械事务上。如今这些可标准化的琐事交由WorkBuddy承接，不仅解放行政管理人员，也减轻了专任教师的教务负担。行政人员得以抽身，聚焦只有人才能完成的深度工作：约谈学业预警、延长学籍的学生，面对面沟通困境，共同制定个性化培养方案；教师也能够卸下一部分事务包袱，把更多精力投入课堂讲授、学生思想引导当中。行政管理人员、专任教师、辅导员各司其职、协同配合，共同构筑起全员育人的格局。
第二，它极大拉低智能应用的技术门槛。不需要掌握编程，普通高校教职工就可以搭建适配本校、本院系业务的自动化工具。WorkBuddy真正做到尊重一线业务经验，让懂业务的人主导工具建设，行政人员可以搭建工具服务师生，任课教师同样可以借助零代码能力搭建课件发布、作业收集的工作台，拓展自身教学场景。
第三，它为教学管理赋予十足底气。智能工具协同分担行政、教师、学生三方压力与焦虑。“好比给教学秘书这座衔接师生的桥梁加装了护栏，让人心里踏实许多。”AI不是用来替代教育工作者，而是成为教育管理的可靠搭档，守住教学运行底线，助力行政人员与专任教师携手落实共同育人。
回望整个实践历程，姜天予认为，最宝贵的并不是掌握多少工具功能，而是摸索出一条可复制的成长路径：立足真实业务痛点，用WorkBuddy解决一件实实在在的工作；再把节省下来的时间，投入新一轮探索实践；随着实践经验持续积累，再将沉淀的方法分享给更多同行。
开学啦！WorkBuddy2026开学季AI普惠专项行动来了！——开学新文具，人人有标配！
•学生：即日起至2026年10月31日，全国普通高等学校（除港澳台）在读大学生进入WorkBuddy官方小程序活动页，完成学生认证后即可免费领取1000积分。
•教师：即日起至2026年9月30日，通过教师身份核验的在职教师，即可免费领取1000积分。
